Expedientes. BPM. Gestión documental

Gestionamos los flujos de trabajo de tu empresa y los enlazamos con tu ERP

Gestión de Expedientes

Uno de los servicios en los que estamos más especializados es la gestión de expedientes en una empresa. Esta gestión es altamente personalizable en función de los requerimientos de cada proyecto. Está pensada para su uso en la nube o en el CPD corporativo de cada empresa, a través de cualquier de los principales navegadores

Los expedientes están agrupados en categorías. En cada categoría tenemos:

  • Una serie de tareas ordenadas, que a su vez se pueden descomponer en otras subtareas, con el nivel de profundidad que se necesite
  • Cada tarea tiene una serie de campos personalizables en el proyecto. En cada campo se definirá el tipo del mismo y una sencillas reglas de validación

 

Flujo de estados

  • Tanto los expedientes como las tareas pueden estar en distintos estados. El paso de un estado a otro puede ser:
    • Previsible mediante “caminos establecidos” ( diagramas de Moore)
    • Libre, pudiendo elegir cualquier nuevo estado en cualquier momento
  • En función de cada proyecto, se personalizarán los estados que los expedientes, tareas y subtareas necesiten

Vigilancia Permanente

Ratios – KPIS.

El sistema dispone de ratios simples como “Expedientes o tareas que lleven más de X días en el mismo estado”, “pendientes de completar información», aunque también podemos implementar los ratios que desee específicamente para su negocio.

 

Cada ratio se evalúa periódicamente de manera automática, y tiene una horquilla de valores previstos que consideramos normales. Cuando el resultado de un ratio está fuera del rango previsto, se crea una alarma

 

Alarmas

Contamos con una pantalla para ver el histórico de la evaluación de ratios que han tenido un resultado fuera de los valores previstos, qué ratio, día y hora, y el valor obtenido. Algunos de los ratios generan tareas pendientes.

Tareas pendientes

Al entrar un usuario el sistema avisa si tiene alguna tarea pendiente para alguno de sus perfiles (un usuario puede perteneces a más de un perfil).

Esta funcionalidad completa nuestro sistema de vigilancia permanente.

Nuestra aplicación te avisa de todo aquello que hayas marcado como reseñable, y si además has configurado que deba haber una actuación por parte de un perfil de usuario, te muestra todas estas acciones pendientes en cómodas pantallas donde situamos estas “Tareas pendientes” para que con un clic vayas a cada una a completarlas.

Integración completa con mails

El sistema tiene una integración completa con mails:

  • Mensajes salientes, normalmente son enviados cuando se ha configurado este envío en el paso de un determinado estado a otro, tanto para un expediente como para una tarea. Estos envíos quedan totalmente configurables para el administrador. Cada uno tiene una plantilla configurable que se fusiona con los metadatos disponibles relativos al expediente o tarea.
    Somos conscientes de que es mucho más cómodo recibir estos mails, que cada usuario entre el sistema para revisar la situación de las tareas o expedientes. Además se pueden mandar estos mensajes a usuarios externos.

 

  • Mensajes entrantes. El sistema integra mensajes enviados por los usuarios tanto internos como externos. Para poder asociar directamente estos correos electrónicos al sistema, deben ser contestación de mensajes enviados primeramente desde él, incluyendo el código único que está incluido en origen, o bien en la cabecera del mensaje o en el cuerpo como se haya configurado.
    Esta integración facilita el seguimiento de los BPM y enriquece el histórico del seguimiento.

Gestión documental

Incluye una potente gestión documental con una fuerte personalización de la visibilidad y acceso por parte de los distintos perfiles de usuario

 

Gestión de usuarios y perfiles

Es uno de los puntos fuertes de nuestra plataforma.

Al estar pensado para organizaciones de tamaño medio o grande, considera todos los perfiles necesarios que cada organización desee configurar en el comienzo del proyecto, y para cada uno de ellos se establecerán las reglas tanto de visibilidad como de acceso.

 

Una funcionalidad importante es que un mismo usuario puede pertenecer a más de un perfil, lo que desde nuestra experiencia permite multiplicar las posibilidades de configuración en el acceso y permisos de un sistema informático, sin necesidad de crear demasiados perfiles a veces para casos muy concretos de ciertos usuarios.

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